職場上，安排會議是日常工作的一部分，無論是內部討論、客戶簡報，還是國際會議，良好的會議安排英文溝通能力，能讓你的專業度大大提升！不過，到底該如何用英文邀請對方開會？如何清楚表達會議時間英文或會議時間地點英文？
本文將帶你從會議邀請 Email 英文、會議時間通知英文到確認會議時間 Email 怎麼寫等，再加上會議通知英文範本，讓你一次掌握最實用的表達方式，商務溝通更順暢！
會議安排英文基本流程與技巧
在學習會議安排英文前，讓我們先來了解一下商業會議的基本流程吧！在安排會議時，通常需要經歷以下幾個步驟：
- 提出會議邀請（Meeting Invitation）
- 確認會議時間與地點（Confirming Meeting Time & Location）
- 發送會議通知（Sending a Meeting Notification）
- 回覆會議邀請（Replying to a Meeting Invitation）
接下來，小編會針對每個步驟提供實用的英文句子與範例，讓你可以靈活運用！
【會議安排英文 1】正式的會議邀請英文寫法是什麼？
當你需要邀請同事或客戶參加會議時，記得確保會議安排的英文邀請內容清楚且禮貌，通常需要包含以下 4 個重點項目：
- 會議目的
- 會議時間
- 會議地點
- 是否需要準備任何資料
會議邀請 Email 英文範例
（1）正式商務會議（適用於客戶、主管）
Subject: Invitation to Marketing Strategy Meeting－【會議主題】
Dear 【與會者姓名】,
I hope you are doing well.
I would like to invite you to a meeting to discuss our marketing strategy for the upcoming quarter. Please find the meeting details below:
- Date: 【日期】
- Time: 【時間】
- Location: 【地點】 / Online Link: 【會議連結】
Please let me know if the proposed time works for you, or if you would like to suggest an alternative.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
【你的姓名】
（2）團隊內部會議（氣氛較輕鬆）
Subject: Team Meeting – Project Update－【會議主題】
Hi everyone,
Let’s have a quick check-in on【會議主題】at【時間】on【日期】. We’ll meet at【會議地點】.
Let me know if this time works for you. Thanks!
Best,
【你的姓名】
- 小技巧：可以使用「Would you be available on…?」來禮貌詢問對方時間是否合適。如果時間可以調整，可以說「Please let me know if you would like to reschedule.」。
【會議安排英文 2】會議時間確認英文怎麼說？
當你收到會議邀請時，記得要回覆確認，讓主辦方知道你已經收到通知，或者提供其他可行的時間。接下來就一起來看看回覆確認會議時間的英文信件要怎麼表達吧！
確認會議時間 Email 英文範例
（1）接受會議邀請
Subject: Re: Confirmation of Meeting Time－【信件主旨】
Dear 【寄件者姓名】,
Thank you for the invitation. I confirm that I will be available at the scheduled time:
- Date: 【日期】
- Time: 【時間】
- Location: 【地點】
Looking forward to the discussion. See you then!
Best regards,
【你的姓名】
（2）建議改時間
Subject: Re: Meeting Schedule Adjustment－【信件主旨】
Dear 【寄件者姓名】,
Thank you for your invitation. Unfortunately, I won’t be available at the proposed time. Would it be possible to reschedule to Tuesday, July 16 at 2:00 PM instead?
Please let me know if that works for you. Looking forward to our discussion.
Best,
【你的姓名】
- 小技巧：確認會議時間地點英文可以這樣說「Just to confirm, the meeting will be on [date] at [time], correct?」；如果要調整時間，可以說「Would it be possible to reschedule for another time?」。
【會議安排英文 3】會議時間通知英文信件寫法報你知！
當會議時間確認後，通常都會再發送一封正式的確認會議時間 Email，提醒與會者。以下是常見的會議時間通知 Email 寫法：
Subject: Meeting Reminder: Marketing Strategy Meeting－【信件主旨】
Dear Team,
This is a reminder for our upcoming meeting. Please find the details below:
- Date: 【日期】
- Time: 【時間】
- Location: 【地點】
Agenda（議程）:
- Market Analysis Review
- Campaign Performance Discussion
- Next Steps
Please be on time. Looking forward to our discussion!
Best regards,
【你的姓名】
- 小技巧：信件開頭可加上「This is a reminder for our meeting…」（這是一封會議提醒…），結尾則可以再提醒一次「Please be on time.」（請準時參加。）
＞ 延伸閱讀：商務會議英文秘笈｜超實用英文單字、會議邀請 email 英文一次看！
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